1. Inleiding en contactgegevens

XPS is een flexibel in te richten Software as a Service (SaaS) systeem dat modules bevat die optioneel zijn voor de klant. XPS wordt aangeboden door XPSLogic B.V., statutair gevestigd te Amstelveen, kantoorhoudende te 1181 TR Amstelveen aan de Mr. G. Groen van Prinstererlaan 90A, kvk 57798737,

 

Met dit document geeft XPSLogic de gebruikers van XPS inzicht in de verwerking van persoonsgegevens die gepaard gaat met het gebruik van XPS. Zij kunnen dit document gebruiken om een afgewogen keuze te maken voor bepaalde modules en om de betrokkenen accuraat te informeren.

 

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens bij het gebruik van XPS of over dit document, kunt u contact opnemen met XPSLogic via: 020-7370290 of info@xps.nl.

 

2. Verwerken van persoonsgegevens

Met behulp van XPS kunnen persoonsgegevens van medewerkers, klanten en in sommige gevallen ook leveranciers worden verwerkt. Hierop is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG definieert verschillende rollen: de verwerkingsverantwoordelijke (hierna: verantwoordelijke) die doel en middelen bepaalt, de verwerker die verwerkt in opdracht van de verantwoordelijke en de betrokkene, de persoon wiens gegevens worden verwerkt.

 

Verantwoordelijke: In het geval van XPS is de gebruiker, de klant van XPSLogic of een reseller de verantwoordelijke. De klant kiest ervoor om gebruik te maken van XPS, bepaalt voor welke doeleinden hij XPS gebruikt, en welke persoonsgegevens hij met XPS verwerkt. De klant moet daarom onder meer de betrokkenen informeren en voldoen aan verzoeken van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens.

 

Verwerker: XPSLogic is een verwerker en mag de persoonsgegevens die de verantwoordelijke met XPS verwerkt alleen gebruiken in zijn opdracht. Die opdracht is uitgewerkt in een verwerkersovereenkomst. Het kan zijn dat een verantwoordelijke XPS afneemt via een reseller, die mogelijk ook zelf gebruik maakt van XPS ten behoeve van de verantwoordelijke. In dat geval is de reseller de verwerker van de verantwoordelijke en is XPS een zogenaamde "subverwerker". De verantwoordelijke zal dan een verwerkersovereenkomst aangaan met de reseller.

 

Betrokkene: Betrokkenen zijn alle personen van wie gegevens worden verwerkt zoals medewerkers, flexwerkers, klanten en zakelijke contacten (waaronder leveranciers). Wanneer hier wordt gesproken van rechten van betrokkenen, betreft het al deze personen.

 

3. Modules

Per module beschrijven wij hieronder de functie (waar de gegevens voor nodig zijn), van welke categorie betrokkenen gegevens worden verwerkt en welke gegevens worden verwerkt. Deze informatie kan de klant gebruiken om de keuze te maken voor bepaalde modules en om de betrokkenen accuraat en volledig te informeren.

 

Modules	Functie	Gegevens
Abonnementen	Om de periodieke facturatie makkelijk en overzichtelijk te maken bij abonnementen.	Contactgegevens, abonnementgegevens en pakketgegevens van klanten.
Accounts	Om gegevens van artiesten, talenten, flexwerkers etc. waarmee wordt gewerkt te beheren. Optioneel: Om hen toegang te geven tot het systeem om hun gegevens in te zien of te beheren.	Persoonsgegevens en andere gegevens van artiesten, flexwerkers en talenten etc: naam, adres, contactgegevens, contracten, declaraties, kopie ID, gegevens ID (voor zover toegestaan), BSN, BIC, functie, nationaliteit, huwelijke staat, IBAN, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, salarissen, uiterlijke kenmerken, afbeeldingen, opleiding, beroep, C.V., talen, loonstroken, diploma's, roosters, briefings, locatiegegevens en gewerkte uren. Deze gegevens zijn veelaal door de klant te bepalen.
Agenda	Om overzichtelijkheid te scheppen in boekingen, afspraken en verjaardagen.	Afspraken, beschikbaarheid, bezetting, diensten, namen, verjaardagen van medewerkers.
Boekhouding	In deze module wordt de boekhouding verricht.	Belastingen, factuurgegevens en andere financiële gegevens zoals o.a. transacties en bankmutaties.
Contactpersonen	Beheer van contactpersonen. Optioneel: Om hen toegang te geven tot het systeem.	Persoons- en bedrijfsgegevens van contactpersonen.
Contracten	Om contracten van je medewerkers en flexwerkers te maken, beheren, te ondertekenen en te versturen.	Verlof aanvragen plus persoons- en contractgegevens.
Declaraties	Om declaraties (semi-)geautomatiseerd te verwerken.	Gegevens betreffende gewerkte diensten, persoonsgegevens, tarieven, vergoedingen, voorschotten, toeslagen.
Bedrijven	Om gegevens van klanten te beheren. Optioneel: om hen beperkte toegang tot het systeem te geven met een gast login.	Bedrijfsgegevens zoals adres, land, telefoon, e-mail, fax, BIC, IBAN, KvK nummer, contactpersonen en andere administratieve gegevens (zoals o.a. financiële gegevens).
Medewerkers	Om gegevens van medewerkers te beheren. Optioneel: om hen (beperkt) toegang te geven tot het systeem.	Persoonsgegevens, paspoortgegevens, MAW gegevens, contractgegevens, beschikbaarheid en gewerkte uren van medewerkers.
Wachtwoorden	Om wachtwoorden te beheren.	Wachtwoord gegevens.

 

4. Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG hebben betrokkenen een aantal rechten:

Informatie: De verantwoordelijke is verplicht om alle betrokkenen vooraf te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit moet in duidelijke en begrijpelijke taal. Vaak wordt dergelijke informatie verstrekt door middel van een privacy statement die aan de betrokkenen wordt verstrekt voordat hun gegevens worden verwerkt. De vereisten voor het verstrekken van informatie en elementen waarover geïnformeerd moet worden, zijn te vinden in art. 12 t/m 14 AVG.

 

Betrokkenen hebben een aantal andere rechten die zij in kunnen roepen:

Inzage: betrokkenen hebben het recht om te vragen of van hen persoonsgegevens verwerkt worden. Als dat het geval is, moeten zij worden geïnformeerd over de inhoud en omvang van de verwerking.

 

Correctie: betrokkenen kunnen verzoeken om persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen indien deze persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.

 

Verwijdering: betrokkenen kunnen verzoeken de persoonsgegevens over hen te verwijderen.

 

Beperking van de verwerking: betrokkenen kunnen verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken.

 

Bezwaar maken: betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.

 

Gegevensoverdracht (dataportabiliteit): betrokkenen kunnen verzoeken om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen of over te dragen aan een andere organisatie.

 

De verantwoordelijke is altijd verplicht gehoor te geven aan inzage verzoeken. Voor de overige rechten geldt dat de verantwoordelijke slechts verplicht om gehoor te geven indien aan bepaalde voorwaarden is voldaan. XPS kan, als verwerker, assisteren bij het voldoen aan de verplichtingen omtrent rechten van betrokkenen.